K zajištění jednotného postupu zástupců správce na shromáždění společenství vlastníků na jednotlivých domech ve správě družstva vydává představenstvo v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 72/1994 Sb., o vlastnictví bytů, stanovami družstva, prohlášením vlastníka a smlouvou o zajišťování správy domu tyto
Pokyny ke stažení (pdf, 75 kB)
Shromáždění společenství vlastníků jednotek v domě (dále jen SSVJ) představuje rozhodující prvek výkonu spoluvlastnických práv jednotlivých reálných vlastníků jednotek (bytů a nebytových prostor) ke společným částem a zařízením domu.
Správce domu SBD Hlubina pak zajišťuje realizaci příslušných rozhodnutí SSVJ v souladu se zmocněními, stanovenými v platné smlouvě o zajišťování správy domu. SBD Hlubina je jedním ze spoluvlastníků domu (svým spoluvlastnickým podílem), ale současně i správcem domu, který je ze zákona povinen nejméně jednou ročně svolat SSVJ.
Ve společenství vlastníků jednotek, jehož je družstvo členem, zastupuje družstvo představenstvo nebo představenstvem pověřený zmocněnec (čl. 89 stanov).
K zajištění řádné přípravy a svolání SSVJ představenstvo zmocňuje ředitele správy družstva, přičemž tento je oprávněn zmocnit pro jednotlivé domy ve společenství své zástupce – příslušné předsedy výborů samospráv.
Zástupce správce před konáním SSVJ v domě obdrží v dostatečném časovém předstihu od správy družstva písemně nebo v elektronické podobě instrukce ke svolání, vedení jednání a zastupování družstva jako správce a spoluvlastníka společných částí domů na SSVJ.
Zástupce správce při výkonu spoluvlastnických práv družstva na SSVJ, tj. při hlasování o usnesení k jednotlivým bodům programu, postupuje v souladu s udělenou plnou mocí, jedná a hlasuje v zájmu družstva, přičemž je povinen se při hlasování řídit se příslušným usnesením orgánu družstva - členské schůze.
Zástupce správce je povinen před jednáním SSVJ svolat členskou schůzi (nájemce družstevních bytů) se stejným programem (pokud není svolána současně se SSVJ), kdy na základě usnesení členské schůze hlasuje za podíl družstva na jednání SSVJ. Překročení zmocnění by bylo pro družstvo závazné, jenom pokud toto překročení dodatečně schválí předseda představenstva. Zástupce správce hlasuje pouze sám a není oprávněn převést toto zmocnění na další osobu (např. člena výboru samosprávy).
Zápis z jednání SSVJ musí dávat přesný a jasný přehled o průběhu shromáždění a výsledcích jednání (usnesení a hlasování).
Zápis vyhotoví zástupce správce bezprostředně po ukončení jednání. V zápise uvede datum a místo konání, počet přítomných vlastníků a konstatování, zda SSVJ je schopné jednání a usnášení, program, projednání jednotlivých bodů programu, plná znění přijatých usnesení, výsledky hlasování, nepřijaté námitky vlastníků, kteří požádali o jejich zaprotokolování. Přílohu zápisu tvoří prezenční listina, pozvánka, podklady, které byly předloženy k projednávaným bodům programu, plná moc zástupce správce.
Případnou pomoc nebo konzultaci k vyhotovení zápisu poskytne na požádání správa družstva.
Zástupce správce vede trvale potřebnou evidenci všech dokumentů a jejich změn vztahujících se ke společenství vlastníků (prohlášení vlastníka budovy, smlouvu o zajišťování správy domu, výpis zákona č. 72/1994 Sb., zápisy jednání SSVJ včetně příloh a zmocnění).
Dále vede trvale potřebnou evidenci všech důležitých materiálů a jejich změn vztahujících se k výkonu funkce správce domu (směrnice a metodické pokyny vydané družstvem). Dočasně vede potřebnou evidenci materiálů, které obdrží od správy družstva nebo je předá správě družstva v souvislosti s výkonem funkce.
Trvale vedenou evidenci v případě ukončení funkce předá svému nástupci. K zabezpečení jednání SSVJ může pověřený zástupce správce využít pomoci ostatních členů výboru samosprávy a zaměstnanců správy. Sám však odpovídá za řádné splnění přípravy a průběh jednání SSVJ a pouze sám může vykonávat spoluvlastnická práva družstva na SSVJ.
Tyto metodické pokyny jsou závazné pro všechny zástupce správce k zastupování družstva na jednání shromáždění společenství vlastníků jednotek v domech ve spoluvlastnictví (více než 25%) a správě družstva.
Tyto metodické pokyny byly schváleny usnesením představenstva č. 9/2013 dne 23.9.2013 a nabývají platnosti dnem 24.9.2013.